[프리뷰] 회의록 작성, 언제까지 말단 사원에게 맡기실 건가요? 이제는 Fireflies AI에게 맡기세요

저는 지금까지 회의록이 제대로 활용되는 모습을 본 적이 없습니다.

Fireflies AI란?

Fireflies AI는 인공지능(AI)을 활용하여 온라인 회의의 음성을 자동으로 녹음하고 텍스트로 변환하는 솔루션입니다.

물론 이러한 서비스가 지금까지 없었던 것은 아닙니다. 회의 녹음용 애플리케이션이나 녹음된 음성을 문서화해 주는 서비스는 과거에도 존재해 왔습니다.

Fireflies AI의 차별점은 단순히 회의록 작성의 일부 프로세스를 대행하는 것이 아니라, 회의의 설정부터 회의록 작성, 공유 및 관리까지 모든 과정을 자동화한다는 점입니다.

Fireflies AI의 주요 기능과 작동 원리

Fireflies AI의 강력한 차별점은 기존의 툴들이 녹음된 동영상이나 음성 파일을 분석하는 방식이 아니라, Fireflies AI 자체가 회의에 직접 참가한다는 점입니다. (물론 파일 업로드 방식도 사용 가능합니다.)

아래는 Fireflies AI가 지원하는 회의 솔루션 목록이며, 현업에서 사용되는 거의 모든 솔루션을 포함하고 있습니다.

• Zoom
• Google Meet
• Microsoft Teams
• Webex
• Skype
• Slack Huddles
• BlueJeans
• Dialpad
• Aircall
• GoToMeeting

회의에 참여한 Fireflies AI는 회의의 청취자로서 각 발언자별로 어떤 발언이 있었는지, 회의의 주요 내용을 정리하여 Fireflies AI 관리 화면에 자동으로 회의록을 작성합니다.

일반적으로 음성 파일을 업로드하여 작성되는 회의록의 경우, 발언 내용은 기록할 수 있어도 누가 발언했는지를 파악하려면 목소리나 문맥을 분석해야 합니다. 그러나 Fireflies AI는 직접 회의에 참여하여 회의록을 작성하기 때문에, 기존 방식으로는 확인하기 어려운 발언자 정보까지 정확하게 저장됩니다.

이렇게 저장된 정보는 Fireflies AI의 검색 기능을 활용하여 어느 회의에서 누가 어떤 발언을 했는지 한 번에 검색할 수 있습니다.

마무리

회의록 작성 업무는 참 계륵 같은 존재입니다. 실제로 개최되는 회의 중 절반은 회의 자체가 불필요한 경우도 많고, 의미 있는 회의 중에서도 회의록이 필요한 경우는 많아야 절반 정도일 것입니다.

그렇다고 회의록 작성을 하지 않을 수도 없습니다. 언제나 문제가 터지면 "회의에서 말을 했느냐 안 했느냐", "회의록에 적혀 있느냐 없느냐", "발언이 누락된 것 아니냐" 등의 논쟁이 끊이지 않기 때문입니다.

회의록의 필요성은 차치하더라도, 작성하는 업무 자체도 쉬운 일이 아닙니다. 작성자의 스타일에 따라 회의록 양식이 천차만별이고, 공유해도 정작 읽는 사람도 없으니 회의록의 질이 들쭉날쭉합니다. 물론 회의 내용을 전부 녹음해 보관하는 방법도 있겠지만, 사람이 모든 내용을 일일이 문서화하는 것은 쉽지 않습니다.

결국 회의록 작성은 발언 기회가 적은 말단 사원이 업무에 익숙해지도록 한다는 핑계로 떠맡게 되는 경우가 많습니다. 하지만 뭘 알아야 적고 말고 하지 않겠습니까? 결국 시간은 시간대로 쓰면서 실질적인 의미는 없는 업무가 대물림되고 있습니다.

이제는 슬슬 바꿔야 할 때 아닐까요?