Make.com 자동화 아이디어:구글 스프레드 시트로 매출, 재고 시트 운용하기

구글 스프레드 시트(이하 ‘스프레드 시트’)는 마이크로소프트의 엑셀보다 협업 기능에 특화된 솔루션입니다.

이런 시트의 강점이 제일 잘 발휘되는 곳은 바로 매출 관리나 재고 관리 분야 같은 곳인데, 여러 명의 작업자가 동시에 데이터를 갱신하는 만큼 철저한 ‘버전 관리’ 기능이 요구되기 때문이죠.

적어도 이 분야에서 구글 스프레드 시트는 완벽한 솔루션입니다만, 한 가지 문제가 있습니다. 솔루션이 완벽해도 그 솔루션을 사용하는 사람은 완벽하지 않다는 점입니다.

공유 시트를 운용하면 발생하는 문제점

실제로 여러 사람이 동시에 편집하는 시트를 관리하는 일은 쉽지 않습니다.
누구나 수정할 수 있기 때문에 시트가 망가질 수 있다는 기초적인 문제는 일단 제외하더라도,

• 정해진 시간까지 데이터를 입력하도록 관리하는 것
• 그날그날 입력된 데이터를 마감하는 것
• 데이터를 활용해 다음 액션을 준비하는 것

처럼 시트의 기본 기능을 벗어난 운용은 생각보다 까다롭습니다.

예를 들어 보겠습니다.

예) 쏘왓! 탕후루에서는 매장의 재고 관리를 스프레드 시트로 하고 있습니다. 각 매장에선 재료의 입출 기록을 저녁 22시까지 기입해야 하고, 총매니저는 22~24시 사이에 부족 물량을 체크해 추가 발주를 해야 합니다.

하지만 실제로 운용해보면 여러 문제가 생깁니다.

• 어떤 매장은 매일 22시를 넘겨 데이터를 갱신해 재고 부족이 자주 발생
• 다른 매장은 재고 사용량은 입력했지만, 공급받은 재고량은 추가하지 않아 매일 대량 발주
• “나는 입력했는데 인터넷 회선 문제로 입력이 안 됐다”라고 주장하는 사람
• 과거 데이터를 수정해 허위 물량을 만들고 과일을 빼돌리는 사례

이런 상황이 반복되면 총매니저가 하나하나 무결성을 점검할 수 밖에 없게 됩니다. 물론 총매니저도 이러한 자질구레한 업무를 하고 있을 만큼 시간에 여유는 없습니다. 그러다 보니 운용에 꼭 필요한 데이터가 아니라면, 대개 방치하게 되기 마련 입니다.

Make.com x Google Spread Sheet 자동화를 사용한다면

Make.com을 사용하여 일부 프로세스를 자동화 하면 이런 문제 중 상당 부분을 해결할 수 있게 됩니다.

• 특정 셀의 값을 기입·확인하는 기본 조작
• 정해진 시간에 메신저 알림을 보내 입력을 재촉
• 기입된 데이터를 자동으로 취합해 총매니저에게 보고
• 최종 컨펌된 결과를 다시 점포 매니저들에게 공유

위와 같은 기능을 노코드로 구현할 수 있으니, 운용 과정에서 발생하는 휴먼에러를 대폭 줄일 수 있습니다.

결론

이 모든 내용을 어떤 사업이나 업체에든 똑같이 적용하기는 쉽지 않습니다. 각 업체마다 운영 방식과 목표가 다르기 때문이죠.
그러나 업무자동화의 필요성과 공유 시트를 이용한 데이터 운용의 문제점을 양쪽다 다시는 분이시라면 한번쯤 고려해보실만한 솔루션이 아닐까 합니다.

본 사이트에서는 각종 IT서비스를 제공하고 있습니다. 관심 있으시다면 언제든지 admin@techs.ink로 연락 주세요!